Konferencje mają najczęściej charakter naukowy lub biznesowy. Można je też podzielić na takie, w których udział jest bezpłatny oraz na obarczone pewnymi kosztami uczestnictwa.
Głównym celem każdej konferencji – niezależnie od tematu i charakteru – jest:
- zebranie osób zainteresowanych konkretną problematyką
- rozpowszechnienie nowości w danym temacie
- nawiązanie kontaktów naukowych lub biznesowych
- zaistnienie rynku organizacją naukową lub firmą
- nieformalna wymiana doświadczeń w danej dziedzinie w przerwach między odczytami.
Aby jednak konferencja mogła się odbyć i przebiegać w odpowiedni sposób, trzeba się do niej odpowiednio przygotować. Organizacja konferencji obejmuje m.in. wybór odpowiedniego lokum, sprzętu i mebli, zapewnienie cateringu i odpowiedniej, przyjaznej atmosfery.
Od czego zacząć?
Kiedy organizuje się konferencję po raz pierwszy, można zderzyć się z wielością problemów związanych z tym procesem. Przede wszystkim – jeśli już powstał pomysł takiego eventu i zaistniał jego temat – warto rozpisać plan oczekiwań i celów. Wtedy okaże się, czy wystarczy 1 dzień, czy trzeba będzie rozciągnąć trwanie wydarzenia na więcej dni. Dobrze jednak, żeby nie było to więcej, niż 2 – 3 dni. Chodzi bowiem m.in., o koszta samej organizacji, jak i zakwaterowania uczestników i prelegentów. Organizacja konferencji powinna zacząć się więc od określenia tematu, celu i czasu trwania. Kolejną sprawą jest grupa docelowa wydarzenia i jej liczebność. Od tego będą zależały niektóre kolejne punkty organizacji.
Odpowiednie lokum
Co istotne – firma lub instytucja naukowa organizująca konferencję nie musi sama posiadać odpowiedniej sali, czy kompleksu pomieszczeń nadających się na różne eventy. Takie pomieszczenia można dziś bez problemu wynająć w dogodnej wielkości i umiejscowieniu – nawet w samym centrum miasta, niedaleko dworca kolejowego, czy autobusowego lub hoteli i innych miejsc noclegowych oraz z dobrym dojazdem z i na lotnisko. To ułatwi uczestnikom poruszanie się po mieście, wyjazd do domu i na nocleg itd.
Pomieszczenia takie powinny być odpowiednio duże na konkretną liczbę uczestników. Trzeba też pamiętać, że uczestnicy i prelegenci będą też w przerwach chodzić, rozmawiać, udadzą się na catering – innymi słowy, czyli po prostu nie będą cały czas siedzieć w jednym miejscu. Pomieszczenia na konferencję powinny być tak urządzone, aby pozwolić na wygodę zarówno podczas odczytów, jak i w przerwach.
Inną możliwością jest organizacja konferencji w odpowiednio dostosowanym do tego celu hotelu, w którym jednocześnie zakwateruje się uczestników.
Jeżeli dana firma lub instytucja będzie organizowała konferencje regularnie co jakiś czas, może pomyśleć o własnych wnętrzach konferencyjnych, aby na przyszłość ograniczyć koszta chociaż w tym względzie.
Konferencję może zorganizować firma zewnętrzna
Jeżeli zgranie wszystkiego okaże się zbyt uciążliwe dla samego organizatora, może on w części lub całości skorzystać z usług specjalnej firmy, która zajmuje się pomocą lub pełną organizacją różnych eventów. Oczywiście pomysłodawca i tu musi mieć zawsze choć minimalny wkład, jak np. podanie tematu konferencji, oszacowanie liczby uczestników i pewne swoje oczekiwania i wyobrażenia nt. całego eventu.
Dziś z takiego rozwiązania korzysta coraz więcej zainteresowanych podmiotów, co sprawia, że i coraz więcej konferencji wypada naprawdę profesjonalnie. Dlaczego? Bo firmy organizujące eventy:
- mają już zazwyczaj doświadczenie w tej dziedzinie i zatrudniają profesjonalistów przygotowanych do pracy zarówno w teorii jak i praktyce
- dysponują listami miejsc sprawdzających się w organizacji konferencji
- korzystają z usług już sprawdzonych firm cateringowych
- mają doświadczenie w synchronizacji całości eventów, w których bierze udział sporo uczestników
Organizacja konferencji jest więc już od dobrych kilku lat sama w sobie dobrym pomysłem na biznes. Warto więc korzystać z doświadczenia osób, które zajmują się wyłącznie tego typu aktywnością – oszczędza się wtedy i czas i pieniądze.
Właściwy catering
Uczestnicy wydarzeń w typie konferencji są dzisiaj zwykle wymagający, jeśli chodzi o jakość i różnorodność podawanego podczas eventów jedzenia. Nie może być mowy o żadnych niedociągnięciach – choćby przez wzgląd na zdrowie. Kolejnym problemem jest to, że im więcej uczestników, tym większe prawdopodobieństwo, że pośród nich będą ludzie, którzy nie jedzą mięsa albo – ze względów zdrowotnych – są na lekkostrawnej diecie. To także wypada uwzględnić w oczekiwanym jadłospisie.
Indywidualny czas uczestników
Podczas konferencji często porusza się sprawy bardzo poważne. Odczyty i dyskusje trwają godzinami. Właściwa organizacja konferencji bierze pod uwagę także czas dla uczestników, kiedy będą oni mogli zawierać znajomości naukowe lub biznesowe oraz po prostu się rozluźnić – zwłaszcza, gdy event trwa przez więcej, niż jeden dzień. Co więcej, nikt nie powinien wyjeżdżać do domu zmęczony i zniechęcony. Warto więc zapewnić materiały podsumowujące treści konferencyjne, które każdy będzie mógł sobie wziąć oraz czas wolny celem nie tylko nawiązania kontaktów, ale i skosztowania odpoczynku i miejscowych atrakcji turystycznych.
